Tugas Bahasa Inggris 2

Complaint Letter

Penjelasan

Fungsi dari surat keluhan (Complaint Letter) adalah untuk mengubah situasi yang tidak dapat diterima. Menulis surat membutuhkan lebih banyak waktu daripada membuat panggilan telepon. Orang yang mendapatkan surat keluhan tahu ini. Mereka benar-benar membaca surat-surat keluhan, tidak sepertivoice mail yang sering diabaikan. Surat keluhan sering ditulis untuk bisnis, organisasi, instansi pemerintah, sekolah dan departemen berita.

Surat keluhan (Complain Letter) yang efektif harus :

1. singkat

2. authoritatif

3. faktual

4. konstruktif

5. ramah

Manfaat utama dari surat keluhan adalah menerangkan masalah anda. Sangat penting bahwa surat pengaduan secara jelas menggambarkan masalah dan memberitahu pihak penerima untuk bertanggung jawab. Tulislah tanpa bertele-tele. Deskripsikan fakta tanpa amarah. Selanjutnya, memberikan jalan keluar kepada pihak penerima. Menawarkan solusi yang mungkin untuk masalah ini. Membuat yang masuk akal, seperti meminta untuk pengembalian dana atau kredit.

Sedangkan pihak yang dikomplain harus menjawab surat keluhan dengan surat jawaban keluhan/surat respon (Response Letter). Beberapa surat keluhan dari pelanggan dibenarkan, dan beberapa bisa saja keterlaluan. Tanpa melakukan penyelidikan penuh, perusahaan yang dikomplain tidak dapat mengetahui apakah keluhan sah atau tidak. Oleh karena itu, setiap keluhan harus diteliti dengan seksama sebelum mencapai suatu kesimpulan tentang situasi. Proses ini mungkin memakan waktu, maka mengirimkan surat kepada pelanggan yang marah adalah cara yang ideal untuk menginformasikan kepadanya bahwa pihak perusahaan telah menerima keluhan dan sedang menyelidiki situasi.