I. Layout of Business English Letter
Merupakan bagian yang terletak paling atas dari sebuah surat yang disebut juga dengan kepala surat. Biasanya berisi informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, nomor fax perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2. Date
Digunakan untuk menunjukkan kapan surat itu dibuat. Pada umumnya terletak di sebelah kanan atas atau di sebelah kiri atas surat. Ditulis setelah kepala surat dan sebelum alamat yang dituju. Untuk gaya penulisan tanggal dibagi menjadi dua yaitu :
- American style
Penulisan tanggal dalam bahasa gaya Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh : 8/9/09 atau 8-9-09
Yang berarti menunjukkan bulan Agustus, tanggal 09, dan tahun 2009.Untuk menghindari kerancuan, biasanya nama bulan ditulis dengan huruf maupun singkatan.
Contoh : August 09, 2009
- British style
Gaya penulisan tanggal gaya British sama dengan gaya penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yakni menuliskan tanggal terlebih dahulu, kemudian diikuti menuliskan bulan dan tahun.
Contoh : 09 August, 2009
Untuk penulisan tanggal dalam gaya British juga dapat ditulisakan dengan menambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst.
Contoh : 3st of August, 2011
Namun sekarang gaya penulisan seperti ini sudah jarang digunakan karena sudah tidak umum lagi.
3. Inside address
Merupakan alamat yang dituju. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung dibawah tanggal. Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Bisanya tulisan diberi garis bawah.
Contoh : Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1Biasanya reference ditulis setelah penulisan inside address dan sebelum subjek.
5. Subject
perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. perihal
sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf
kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
Perihal merupakan baris subjek tidak benar-benar diperlukan. Untuk penempatan subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan, yakni :
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas dari Salutation
- Inggris Britsh
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
6. Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum diketahui dapat ditulis dengan cara menulis "Dear Madam" atau "Dear Sir", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya dapat ditulis "Dear Mr. Watanabe". Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.
Jika nama orangnya diketahui:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr
Contoh: Dear Mr Nyoman
Dapat juga menuliskan nama lengkap, tetapi harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini dilakukan jika belum mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Nyoman Parwadinawan
Ada dua gaya penulisan salutation
- British style
Contoh :
- Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya berjenis kelamin laki-laki
- Dear Madam = Jika penerimanya berjenis kelamin perempuan
Pada British style tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, kecuali menggunakan tanda baca koma.- Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Contoh :
- Dear Mr Nyoman
- Dear Mr Nyoman,
- American style
Contoh :
- Gentlemen = Jika penerimanya berjenis kelamin laki-laki
- Ladies = Jika penerimanya berjenis kelamin perempuan
- Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Nyoman:
7. Body of the letter
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka,Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang
akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah
yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar,
maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau
dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian,
bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.
Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
8. Complementary close
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata "Yours faithfully" (Hormat) umumnya digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan kata "Yours sincerely” (Hormat), digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” harus selalu dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr. (Mrs. atau Miss) Lee” dapat diikuti dengan “Yours sincerely,”
Secara tradisi ekpresi penutup harus diakhiri dengan tanda koma, namun sekarang tanda koma dapat dihilangkan. Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
9. Signature and The Writer’s Designation
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru. Dan nama penanggung jawab posisinya berada dibawah tanda tangan, merupakan nama dan jabatan dari penulis surat. Jabatan dari penulis dibutuhkan agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwewenang menulis isi surat tersebut.
10. Enclosure
Berada di sebelah kiri bawah. Digunakan Jika Anda menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama dengan surat disebut juga dengan lampiran.
11. P.S (Postscript)
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
12. cc (carbon copies)
Sebelumnya carbon copies (tembusan). Merupakan daftar salinan kepada siapa penulis mendistribusikan surat, diurutkan sesuai dengan abjad. Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
II. Form and Style of Business English Letter
1. indented style
2. Full block style
3. Block style
4. Semi block style
5. Hanging style
referensi :
I. Layout of Business Engglish Letter
1. LetterheadMerupakan bagian yang terletak paling atas dari sebuah surat yang disebut juga dengan kepala surat. Biasanya berisi informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, nomor fax perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2. Date
Digunakan untuk menunjukkan kapan surat itu dibuat. Pada umumnya terletak di sebelah kanan atas atau di sebelah kiri atas surat. Ditulis setelah kepala surat dan sebelum alamat yang dituju. Untuk gaya penulisan tanggal di bagi menjadi dua yaitu :
- American style
Penulisan tanggal dalam bahasa gaya Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh : 8/9/09 atau 8-9-09
Yang berarti menunjukkan bulan Agustus, tanggal 09, dan tahun 2009.Untuk menghindari kerancuan, biasanya nama bulan ditulis dengan huruf maupun singkatan.
Contoh : August 09, 2009
- British style
Gaya penulisan tanggal gaya British sama dengan gaya penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yakni menuliskan tanggal terlebih dahulu, kemudian di ikuti menuliskan bulan dan tahun.
Contoh : 09 August, 2009
Untuk penulisan tanggal dalam gaya British juga dapat di tulisakan dengan menambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst.
Contoh : 3st of August, 2011
Namun sekarang gaya penulisan seperti ini sudah jarang digunakan karena sudah tidak umum lagi.
3. Inside address
Merupakan alamat yang dituju. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung dibawah tanggal. Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Bisanya tulisan diberi garis bawah.
Contoh : Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/15. Subject
perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. perihal
sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf
kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
Perihal merupakan baris subjek tidak benar-benar diperlukan. Untuk penempatan subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan, yakni :
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas dari Salutation
- Inggris Britsh
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
6. Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum di ketahui dapat di tulis dengan cara menulis "Dear Madam" atau "Dear Sir", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya dapat ditulis "Dear Mr. Watanabe". Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.
7. Body of the letter
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka,Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang
akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah
yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar,
maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau
dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian,
bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.
Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
8. Complementary close
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata "Yours faithfully" (Hormat) umumnya digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan kata "Yours sincerely” (Hormat), digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” harus selalu dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr. (Mrs. atau Miss) Lee” dapat diikuti dengan “Yours sincerely,”
Secara tradisi ekpresi penutup harus diakhiri dengan tanda koma, namun sekarang tanda koma dapat dihilangkan. Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
9. Signature and The Writer’s Designation
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru. dan nama penanggung jawab Posisinya berada dibawah tanda tangan, merupakan nama dan jabatan dari penulis surat. Jabatan dari penulis dibutuhkan agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwewenang menulis isi surat tersebut.
10. Enclosure
Berada di sebelah kiri bawah. Digunakan Jika Anda menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama dengan surat disebut juga dengan lampiran.
11. P.S (Postscript)
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
12. cc (carbon copies)
Sebelumnya carbon copies (tembusan). Merupakan daftar salinan kepada siapa penulis mendistribusikan surat, diurutkan sesuai dengan abjad. Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
II. Form and Style of Business Engglish Letter
1. indented style
2. Full block style
3. Block style
4. Semi block style
5. Hanging style
referensi :
